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Stadt Frankfurt am Main
Stadtweite Einführung einer Einkaufsplattform zur einheitlichen Abwicklung von Abrufen aus bestehenden Rahmenverträgen. Unterstützung eines ämterspezifischen Genehmigungsverfahrens für alle Ämter und Anbindung an die SAP-Buchhaltung.
In enger Kooperation mit unserem Partnerunternehmen, der Administration Intelligence AG, wurde bei der Stadt Frankfurt am Main ein integriertes Szenario aus Vergabe- und Einkaufslösung geschaffen, welches die medienbruchfreie Übergabe von Daten aus beiden Anwendungen erlaubt. Die Herausforderung bei der Einführung der elektronischen Einkaufsplattform (EKP) lag insbesondere darin, effiziente Beschaffungsvorgänge trotz heterogener Strukturen verwaltungsweit zu etablieren.
Treibende Kraft zur Einführung der EKP war der Wunsch, die eigenen Beschaffungsprozesse nicht nur elektronisch, sondern auch gleichzeitig stadtweit transparenter, effizienter und bedarfsgerechter zu gestalten. Wesentlicher Bestandteil bei der Implementierung des Systems war es daher, die bestehenden Einkaufsprozesse einer Validierung zu unterziehen und diese anschließend so zu verändern, dass unnötige Schritte entfernt wurden und sich das Beschaffungsverhalten insgesamt verbesserte. Dies führte auch zur Feststellung von bisherigen Ablauf-Lücken, die in einem strukturierten elektronischen Prozess ausgeschlossen sind. Dazu zählten bspw. technische Hürden, wie der fehlende Intranetzugang weitestgehend autonomer Fachbereiche, und nicht zuletzt organisatorische Gegebenheiten, wie unregelmäßig wechselnde Unterschriftenregelungen.
Seit der Einführung ihrer EKP setzt die Stadtkämmerei Frankfurt auf eine Kombination aus Papier und IT und in der jüngsten Vergangenheit nun auch auf eine Dynamisierung der Genehmigungsverfahren. Die Möglichkeit, dass der Einkäufer im elektronischen Bestellprozess jederzeit auf die papiergestützte Genehmigung zurückgreifen kann, erlaubte den schnellen, stadtweiten Roll-out einer einheitlichen Lösung. Auf diese Weise konnten Projektkosten in der Einführung reduziert und Einsparungen in den Verfahren frühzeitig realisiert werden. Ein wichtiger Erfolgsfaktor des gesamten Projektes war die Zusammenführung der jeweiligen Infrastrukturprojekte, einschließlich des Finanzwesens, durch die Implementierung von Schnittstellen.
© MULTA MEDIO AG
